清华大学办公自动化系统

发布时间:2010/10/20 18:22:55 来源:互联网

  下载报告《管理企业信息》HR/ERP等企业软件注册免费试用清华大学办公自动化系统是由清华大学计算机与信息管理中心开发研制的基于先进的群件平台LotusDomino的办公自动化软件。系统从通用、灵活、标准的设计思想出发,应用先进的文档数据库处理技术,为各级办公人员、领导干部提供了集成的工作环境,可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息,并及时迅速地进行信息共享交流。系统通过配置和授权,使各项工作与办公自动化系统有效地结合为一个整体,提高了部门间协同工作的效率,适用于高校、企事业单位、公司等办公应用。
  
  该系统自1998年4月在清华大学校内全面推广使用,各种办公通知、公告、简报、文件都在网上进行传递和发布,大大提高了学校行政管理工作效率。清华大学办公自动化系统经过不断升级,界面友好、操作简便、运行稳定于1999年1月通过了教育部“211工程”首批项目验收,得到高度评价。北京青年报、北京电视台等新闻媒体先后报道了清华大学实现无纸办公的消息。
  
  本系统已经在多所高校和政府办公部门移植推广,得到广泛好评。
  
  办公自动化系统包括以下功能:
  
  一日常办公
  
  日常办公是办公人员的日常办公环境,为办公人员提供所需要的各种常用功能,可以方便地阅览各种等待处理的新消息,可以撰写各种文件和通知,可以查看个人日程表,制订自己的日程安排计划和待办事宜。在日常办公环境中提供的功能包括:新消息、个人日程、待办事宜、名片管理、个人文档管理。
  
  新消息:
  
  新消息为办公人员提供所有新收到新的信息,包括邮件、通知、日程安排通知、会议通知、文件等等,用户可以在统一的环境中阅读消息,而不需要读一种消息换一个环境。为办公人员的工作提供了尽可能多的便利。
  
  个人日程:
  
  个人日程可以以日历的形式为用户的办公和日常工作安排进行记录,并利用系统的自动提醒功能来促进用户日常办公以及其他工作有条不紊地进行。
  
  待办事宜:
  
  待办事宜可以使用户对自己的工作安排进行记录备忘,可以对待办事宜设置优先级;对已经完成的工作可以标记“完成”;系统会自动对待办事宜的内容进行分类管理。
  
  名片管理:
  
  主要提供名片和通讯录的管理、信息检索服务等,用户可以自行建立、编辑、删除名片信息。
  
  个人文档管理
  
  个人文档管理为办公人员提供个人文档的分类保存和撰写功能,在文档管理中,办公人员可以撰写自己的文件,并进行分类、检索。
  
  二电子邮件
  
  每位办公人员拥有一个电子邮箱,可以在办公用户之间互相发送电子邮件,可以和Internet互通电子邮件;
  
  可以回复电子邮件;
  
  可以进行邮件的转发;
  
  可以删除个人邮件;
  
  可以对邮件正文进行全文检索;
  
  可以对邮件内容进行打印;
  
  可以定时查询新邮件,并进行声音与视觉提示;
  
  可以添加和拆离附件;
  
  三信息发布
  
  信息发布的内容非常广泛,包括学校办公部门公布的各种办公文件、通知公告、综合信息等。系统为信息发布人员提供了具有张贴、编辑、删除功能的远程信息维护界面,维护工作在LotusNotes集成环境中进行。张贴的信息可以在Notes平台中阅读,也可以通过普通的WWW浏览器阅读系统管理员可以根据需要对信息发布的张贴与浏览操作进行用户访问权限的控制。
  
  信息发布操作简便,并支持丰富的信息格式。可以从Office文档中引入或通过“复制-张贴”方式进行方便的发布操作。
  
  四授权管理
  
  系统提供用户权限设置情况的一览表,按用户列出权限设置,一目了然。系统管理员可以根据工作需要进行权限设置,系统提供了直观的授权界面,授权过程不需要编写程序,不需要对系统设计进行改动,设置立即生效。例如信息发布,指定的管理部门可以规定谁可以阅读这类信息,谁不能阅读这类信息,谁能进行信息维护等。
  
  五系统配置
  
  信息发布的栏目可以根据工作内容而定,栏目的增加、修改、撤销等工作都可以由系统管理员完成。信息发布的格式也可以自由定制。
  
  除以上基本功能模块外,还提供下列可选功能模块:六办公讨论区
  
  办公讨论区可以使各级办公人员之间进行相互交流和问题讨论,具有张贴、答复等各项功能。
  
  七会议管理
  
  会议管理可实现以下功能:
  
  安排会议;
  
  发放会议通知;
  
  答复会议通知;
  
  查看参加会议人员的答复情况;
  
  在安排会议时预定会议室;
  
  形成会议纪要并归档保存。
  
  八公文运转
  
  办公自动化系统管理员根据办公要求设置公文流转的部门,公文分发人及公文流转的流程、环节后,办公系统用户可以进行公文撰写(拟稿)、提交、流公文处理(签批意见)、检索等项功能,同时,此类公文的公文分发人可以对公文的流程进行监控,并对流转结束的公文归档或将审批意见反馈给公文提交人。
  
  

关键词:教育

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